O que avaliar em um ERP para supermercado pequeno
Um ERP para supermercado pequeno deve ajudar a equipe a controlar produtos, recebimentos, estoque, compras e vendas sem depender de informações espalhadas ou da memória do proprietário. Na escolha, é importante avaliar a facilidade de uso, o treinamento e o suporte, além dos recursos disponíveis.
Em uma loja com poucos funcionários, a mesma pessoa pode receber mercadorias, conferir preços e atender fornecedores. Por isso, o sistema precisa acompanhar essa organização e permitir que cada tarefa seja executada e conferida com clareza.
Comece pelas tarefas que dependem do proprietário
Quando somente o dono sabe o que comprar, como corrigir um cadastro ou onde encontrar determinada informação, a operação fica dependente da sua presença.
Antes de pesquisar um ERP para supermercado pequeno, liste as atividades que costumam esperar pelo proprietário. Observe, por exemplo, se os funcionários conseguem conferir um pedido, localizar uma entrada de mercadoria e identificar quem autorizou uma alteração de preço.
Escolha duas dessas tarefas para a demonstração do sistema. Peça que um funcionário acompanhe o exemplo e explique como realizaria o trabalho. Isso ajuda a identificar dúvidas que poderiam aparecer somente depois da contratação.
Teste o cadastro e o recebimento de mercadorias
Uma loja pequena também precisa conferir códigos de barras, descrições e unidades de compra e venda. Se essas informações estiverem incorretas, poderão comprometer o acompanhamento do estoque.
Considere um exemplo ilustrativo: o supermercado recebe uma caixa com 12 unidades e vende os produtos individualmente. Durante a demonstração, peça para acompanhar como essa relação é cadastrada e como o recebimento aparece no saldo.
Depois, teste uma entrega com quantidade diferente da solicitada. Confira como a equipe pode registrar a divergência e consultar o pedido original.
Esses exercícios mostram se o funcionário compreende o processo e consegue verificar o que foi registrado.
Leia também: Supermercado Testolin destaca gestão, informações e Inteligência Tributária com a Telecon Software & Gestão. Jéssica Testolin proprietária do Supermercado Testolin relata a busca por melhores relatórios e o apoio recebido para esclarecer dúvidas sobre cadastros.
Confira se a equipe consegue executar as tarefas
Na avaliação de um sistema para mercado pequeno, observe como o funcionário conclui uma atividade.
Peça uma demonstração de situações como:
Consultar o estoque de um produto antes de fazer um pedido.
Conferir o recebimento de uma mercadoria.
Alterar um preço com a autorização necessária.
Localizar uma venda para esclarecer uma dúvida.
Identificar uma movimentação que precisa ser conferida.
Anote quais etapas foram compreendidas e onde surgiram dificuldades. Quando uma tarefa exigir configuração ou módulo adicional, registre essa condição na proposta.
Distribua responsabilidades mesmo com poucos funcionários
Uma equipe pequena precisa saber quem pode alterar preços, corrigir cadastros e autorizar ajustes de estoque.
Durante a demonstração do ERP, pergunte como as permissões são configuradas e como as alterações ficam registradas. Confira se é possível identificar o usuário responsável por uma ação.
Essa organização também facilita o treinamento. Cada pessoa passa a conhecer suas tarefas e sabe a quem recorrer quando uma situação exige autorização.
Organize o treinamento e confira o suporte disponível
O treinamento deve permitir que cada funcionário pratique as atividades que executará na loja.
Quem trabalha no recebimento precisa conferir entradas e divergências. O operador de caixa deve praticar vendas e procedimentos autorizados da frente de caixa. O responsável pelas compras precisa localizar saldos e pedidos pendentes.
Uma sequência de preparação pode ser organizada assim:
Etapa | O que praticar |
Cadastro | Identificação do produto e unidades de compra e venda |
Recebimento | Conferência da entrega e registro de divergências |
Frente de caixa | Venda, consulta de preços e procedimentos autorizados |
Gestão | Consulta de movimentações e acompanhamento das pendências |
Combine com o fornecedor como serão tratadas as dúvidas após o treinamento e durante os primeiros dias de uso. Confira os canais e horários de atendimento, considerando os períodos em que seu supermercado funciona.
Assista ao vídeo: ERP para Supermercados: Como Escolher um Bom Sistema com Suporte Rápido | Caso Madi Supermercado. Na entrevista conduzida por Fabiano Polese, João e Guilherme Dimer compartilham a experiência do Madi com a Telecon e destacam a importância do atendimento na operação.
Conheça a Telecon Software & Gestão
A Telecon Software & Gestão, patrocinadora da Expo Supermercados, desenvolve o Sistema S, voltado à gestão supermercadista. A empresa apresenta recursos para diferentes áreas da operação, além de suporte humano e treinamentos especializados.
Ao conhecer a solução, informe quantas pessoas trabalham na loja, quais funções acumulam e quais controles precisam ser organizados. Solicite uma demonstração com essas situações e confira os módulos e serviços incluídos.
Para uma equipe enxuta, vale observar como as informações ficam disponíveis para cada responsável e como o atendimento pode orientar a utilização do sistema.
Para conhecer o Sistema S e conversar com especialistas, acesse a página da Telecon para supermercados.
Avalie o custo de colocar o sistema em funcionamento
Solicite uma proposta que detalhe mensalidade, implantação, migração de dados, treinamento, integrações e eventuais necessidades de infraestrutura.
Confira também quais informações serão transferidas do sistema anterior e quem ficará responsável pela validação.
Para uma loja com equipe enxuta, é especialmente importante combinar quanto tempo os funcionários precisarão dedicar ao treinamento e à conferência dos cadastros. Esse trabalho deve entrar no planejamento da implantação.
Leia também: Como escolher o melhor ERP para supermercado sem cair na armadilha do menor preço?. A matéria ajuda a avaliar como a preparação dos funcionários e a adaptação ao novo sistema entram na comparação das propostas.
Perguntas frequentes sobre ERP para supermercado pequeno
O que um ERP para supermercado pequeno precisa ter?
Deve atender aos processos necessários à loja, como cadastro de produtos, recebimento, estoque, compras e vendas. Também é importante avaliar facilidade de uso, treinamento e suporte.
Vale avaliar um ERP tendo apenas uma loja?
Sim. Uma única loja também pode precisar integrar informações e organizar tarefas que hoje dependem de controles separados. A avaliação deve considerar as necessidades da operação.
Preciso contratar todos os módulos no início?
Defina os processos essenciais e confira como o fornecedor organiza sua oferta. Avalie custos, dependências e possibilidade de ampliação antes de escolher o escopo.
Quem deve participar da demonstração?
O proprietário e as pessoas responsáveis pelas tarefas que serão testadas. A participação de quem opera ajuda a identificar dúvidas de uso e necessidades de treinamento.
Como organizar o treinamento de uma equipe pequena?
Divida o treinamento por função e permita que cada funcionário pratique suas tarefas. Combine como serão esclarecidas as dúvidas durante a implantação e nos primeiros dias de uso.
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