Como trocar o ERP do supermercado e planejar a migração
Por Fabiano Polese, diretor da Expo Supermercados. Conteúdo com apoio da Telecon Software & Gestão, patrocinadora da Expo Supermercados.
Trocar o ERP do supermercado envolve dados, equipamentos, pessoas e rotinas que precisam continuar trabalhando em conjunto. O momento mais importante da decisão é entender como a nova solução será preparada para a operação da sua loja.
Para trocar o ERP do supermercado, defina o motivo da mudança, os dados que serão transferidos, os testes, o treinamento e os critérios para iniciar a operação. Planeje também como acompanhar as primeiras vendas e tratar eventuais falhas na transição.
A Telecon Software & Gestão, desenvolvedora do Sistema S, informa que a implantação é acompanhada e que o prazo varia conforme o porte e a estrutura do supermercado. Por isso, a avaliação precisa considerar um projeto adequado à realidade de cada loja.
Antes de trocar o ERP do supermercado, defina o que precisa melhorar
O ERP é o sistema de gestão empresarial que conecta informações de diferentes áreas. Ao avaliar uma troca, transforme as dificuldades atuais em necessidades que possam ser demonstradas.
Se o problema é a falta de informação sobre compras, peça para acompanhar os relatórios utilizados nessa decisão. Se existem divergências entre caixa e estoque, inclua a conferência desses movimentos no teste.
Organize uma lista curta com a dificuldade, o resultado esperado e quem vai conferir se a solução atende à necessidade.
A matéria Supermercado Testolin destaca gestão, informações e Inteligência Tributária com a Telecon Software & Gestão mostra um exemplo relacionado: segundo Jéssica Testolin, a busca por mais informações e melhores relatórios aproximou o supermercado da Telecon.
Defina quais dados entrarão no novo sistema
Cadastros, saldos e históricos têm funções diferentes. Combine o tratamento de cada grupo antes de fechar a implantação.
Grupo de informação | O que definir |
Produtos e fornecedores | Campos, códigos e vínculos que serão transferidos |
Preços e condições comerciais | Valores, regras e momento de atualização |
Clientes e fidelidade | Dados e vínculos contemplados, quando utilizados pela loja |
Estoque | Saldos, unidades e data de referência |
Financeiro | Contas e valores pendentes na abertura |
Pedidos em andamento | O que será concluído em cada sistema |
Histórico | O que será migrado e como consultar o restante |
Peça uma relação dos dados contemplados e das limitações identificadas. Um relatório antigo pode depender de campos e cálculos que não terão correspondência direta no novo ERP.
Inclua também a forma de preservar e consultar as informações anteriores, com os responsáveis da empresa. Evite encerrar o acesso antigo antes de confirmar essa necessidade.
Revise o cadastro antes da migração
A mudança oferece uma oportunidade para corrigir a base utilizada pela operação. Defina quem vai revisar códigos duplicados, descrições insuficientes, embalagens e unidades de medida.
Observe especialmente os produtos comprados de uma forma e vendidos de outra, como caixas que são desmembradas em unidades ou itens vendidos por peso.
Ao conversar com a Telecon, leve exemplos desses produtos e peça para acompanhar como serão identificados no Sistema S.
Registre as correções e sua origem. Alterar um cadastro sem entender os vínculos com estoque e histórico pode criar novas dúvidas na conferência.
Use a mesma referência para conferir estoque e financeiro
Os saldos precisam corresponder ao mesmo momento da operação.
Imagine uma extração que registre 80 unidades de um produto. Antes da entrada do novo ERP, a loja vende cinco unidades. Sem outros movimentos, o saldo esperado passa a ser de 75 unidades.
O plano deve explicar como essas cinco vendas serão consideradas. Importar novamente 80 unidades ou descontar o mesmo movimento duas vezes produziria uma diferença.
No financeiro, confira as pendências individualmente, além do total. Valores consolidados iguais podem esconder documentos ausentes ou duplicados.
Combine quem aprova os saldos de abertura e como as divergências serão resolvidas. O dado do sistema anterior também precisa ser conferido com a realidade da loja.
Faça uma migração de teste e acompanhe os processos
Antes da mudança definitiva, peça uma importação de teste dos dados previstos no projeto. Essa etapa permite comparar origem e destino e identificar ajustes.
Depois, acompanhe rotinas completas em ambiente de teste: recebimento, movimentação de estoque, alteração de preço, venda e fechamento.
Inclua situações que exigem intervenção, como cancelamentos, devoluções e falhas de comunicação. Confira também as integrações utilizadas pela loja, como balanças e pagamentos.
Registre o resultado de cada teste, o responsável pela conferência e o que precisa ser corrigido. Após uma correção, repita a verificação correspondente.
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Treine a equipe de acordo com cada função
O treinamento deve permitir que cada profissional execute e confira suas rotinas.
O operador de caixa precisa praticar a venda e saber quando solicitar apoio. O comprador precisa localizar as informações utilizadas nos pedidos. A administração precisa conferir os movimentos e o fechamento.
Reserve tempo para essa prática antes da entrada em operação. Inclua os diferentes turnos e indique quem será a referência interna para dúvidas.
A matéria Curso de tecnologia para supermercados: como capacitar a equipe para usar sistemas e IA complementa esse planejamento, relacionando o uso das ferramentas às atividades da loja.
Combine o momento da mudança e o plano de recuperação
A entrada em operação precisa de uma sequência definida: conclusão das atividades anteriores, extração final, conferência, liberação e acompanhamento.
Escolha a janela com a equipe de implantação e verifique quais atividades da loja serão afetadas. Um horário de menor movimento pode facilitar a organização, mas sua adequação depende do trabalho previsto.
Combine também o que fazer se uma condição importante não for atendida. O plano de recuperação deve considerar os movimentos já realizados durante a transição.
Ter uma cópia dos dados é uma parte da preparação. Confirme com os responsáveis técnicos como a recuperação seria executada e conferida.
O que avaliar com a Telecon na implantação do Sistema S
Na apresentação oficial do Sistema S, a Telecon informa a oferta de suporte humano, treinamento e consultoria especializada.
Ao avaliar a contratação, peça que a proposta detalhe:
Dados e integrações contemplados.
Responsabilidades da Telecon, da loja e de outros fornecedores.
Etapas, dependências e previsão de execução.
Treinamento das funções e dos turnos envolvidos.
Custos de implantação e de serviços adicionais.
Atendimento disponível no início da operação.
Esses pontos devem ser confirmados para o projeto da sua loja. A disponibilidade de um recurso no ERP não define, sozinha, todo o trabalho de migração necessário.
Checklist para aprovar o início da operação
Sugiro que a decisão de começar seja registrada pelos responsáveis da loja e da implantação, com base em conferências concretas.
Conferência | Evidência para avaliar a liberação |
Dados | Cadastros e saldos previstos conferidos |
Operação | Rotinas essenciais testadas e resultados registrados |
Equipamentos | Integrações e terminais verificados |
Equipe | Profissionais preparados para as tarefas de cada turno |
Transição | Tratamento dos movimentos entre os sistemas definido |
Suporte | Contatos, responsáveis e procedimentos conhecidos |
Se uma pendência comprometer a venda ou a confiabilidade dos registros, trate-a antes da liberação. Outras pendências devem ter responsável e prazo acordados.
Assista: tecnologia e gestão precisam caminhar juntas
No canal da Expo Supermercados, assista a Tecnologia e Gestão - O Caminho para Supermercados mais Eficientes e Lucrativos - Cássio Rocha.
A palestra relaciona o uso da tecnologia à organização dos processos, à preparação da equipe e à participação do gestor. São temas que ajudam a avaliar a mudança de sistema além da demonstração de funcionalidades.
Veja também a playlist da Telecon no canal da Expo Supermercados e as matérias sobre a Telecon Software & Gestão.
Acompanhe a operação depois da troca
Nos primeiros dias, reúna as dúvidas e divergências em um registro comum, com identificação da operação, horário e responsável pelo acompanhamento.
Priorize o que afeta atendimento, estoque e fechamento. Confira também se os relatórios estão sendo interpretados com os critérios previstos.
Minha recomendação é começar o planejamento por uma lista objetiva: o que precisa melhorar, quais dados sustentam essa melhoria e como a equipe vai conferir o resultado.
Conheça o Sistema S da Telecon Software & Gestão, continue acompanhando as notícias da Expo Supermercados e faça seu cadastro para receber conteúdos. Para conversar com nossa equipe, utilize o chat do site.
Perguntas frequentes sobre troca de ERP para supermercado
Como começar a troca de ERP do supermercado?
Liste os problemas que motivam a mudança, defina o que precisa melhorar e identifique os dados, equipamentos e integrações envolvidos. Depois, combine com o fornecedor responsáveis, testes, treinamento e critérios para autorizar a entrada em operação.
É necessário migrar todo o histórico para o novo ERP?
Isso depende do escopo e da capacidade dos sistemas envolvidos. Defina quais cadastros, saldos, pendências e históricos serão transferidos e como as informações anteriores continuarão disponíveis para consulta. Confirme essas condições antes da contratação.
Como conferir o estoque durante a migração de ERP?
Defina uma data e um horário de referência, confira os saldos e registre os movimentos posteriores. Compare os dados de origem e destino usando os mesmos produtos, unidades e critérios. Investigue diferenças antes de aprovar os saldos de abertura.
A troca de ERP permite manter o supermercado funcionando sem interrupção?
A possibilidade e a duração de uma interrupção dependem da estratégia de implantação, dos sistemas e da infraestrutura. Planeje uma janela de mudança e um procedimento de recuperação com o fornecedor. Não presuma que a transição ocorrerá sem impacto.
Como a Telecon apresenta a implantação do Sistema S?
A Telecon Software & Gestão descreve uma implantação acompanhada, com treinamento e consultoria especializada. A empresa informa que o prazo varia conforme o porte e a estrutura do supermercado. Solicite um cronograma e o escopo de migração específicos para sua loja.
O que pedir à Telecon antes de aprovar a migração do ERP?
Peça à equipe da Telecon o detalhamento dos dados contemplados, responsabilidades, testes, treinamento, custos e suporte no início da operação. Confirme também como serão tratados os movimentos durante a transição, as pendências e o acesso ao histórico anterior.
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