OTIF de fornecedores no supermercado: como medir entregas completas e no prazo
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O OTIF de fornecedores mostra qual percentual dos pedidos do supermercado foi entregue no prazo combinado e com todas as quantidades solicitadas. A sigla vem de On Time In Full, expressão que significa “no prazo e por completo”.
A fórmula básica é:
OTIF = entregas completas e no prazo ÷ total de entregas avaliadas × 100
Se o supermercado recebeu 100 pedidos no mês e somente 82 chegaram na data combinada, com todos os produtos e quantidades corretos:
82 ÷ 100 × 100 = 82%
Nesse caso, o OTIF do fornecedor foi de 82%.
O indicador ajuda a reduzir rupturas, compras emergenciais, excesso de estoque de segurança, retrabalho no recebimento e perdas nos perecíveis. Mais do que avaliar preços, ele permite descobrir quais fornecedores realmente sustentam a disponibilidade dos produtos na loja.
O que é OTIF?
O OTIF combina duas condições em um único indicador.
On Time: entrega no prazo
Verifica se a mercadoria chegou na data ou janela acordada.
In Full: entrega completa
Confirma se todos os produtos e todas as quantidades solicitadas foram entregues corretamente.
Para que um pedido seja considerado OTIF, precisa atender simultaneamente aos dois critérios.
Uma entrega completa que chegou atrasada não atende ao indicador. Da mesma forma, uma entrega pontual com produtos faltando também não atende.
Por que medir o desempenho dos fornecedores?
A operação do supermercado depende da regularidade do abastecimento.
Quando uma entrega atrasa ou chega incompleta, a loja pode enfrentar:
Ruptura de gôndola;
Perda de vendas;
Reclamações;
Compras emergenciais;
Transferências entre unidades;
Aumento do estoque de segurança;
Mudanças no planejamento promocional;
Retrabalho no recebimento;
Divergências financeiras;
Falta de matéria-prima nos perecíveis;
Queda na produtividade da equipe.
Sem um indicador, esses problemas costumam ser tratados individualmente. O comprador reclama de um atraso, a loja resolve uma ruptura e o financeiro corrige uma nota, mas ninguém calcula o impacto acumulado do fornecedor.
O OTIF transforma ocorrências dispersas em uma medida objetiva.
Como calcular o OTIF?
Considere que um fornecedor realizou 50 entregas durante o mês:
46 chegaram no prazo;
44 chegaram completas;
42 atenderam às duas condições.
O cálculo correto utiliza as 42 entregas que foram simultaneamente completas e pontuais:
OTIF = 42 ÷ 50 × 100
OTIF = 84%
Não seria correto multiplicar simplesmente os percentuais de pontualidade e entrega completa. O supermercado precisa identificar diretamente quantas entregas atenderam aos dois requisitos.
Exemplo de avaliação de fornecedores
Considere os resultados mensais:
Fornecedor | Entregas | No prazo | Completas | Completas e no prazo | OTIF |
Fornecedor A | 40 | 38 | 37 | 36 | 90% |
Fornecedor B | 30 | 29 | 25 | 24 | 80% |
Fornecedor C | 20 | 15 | 19 | 15 | 75% |
Fornecedor D | 10 | 10 | 10 | 10 | 100% |
O Fornecedor B apresenta boa pontualidade, mas parte dos pedidos chega incompleta. O Fornecedor C entrega a maior parte das quantidades, porém possui problemas de prazo.
Os planos de ação, portanto, devem ser diferentes:
Fornecedor B: investigar cortes, indisponibilidade e divergências de quantidade;
Fornecedor C: revisar prazo acordado, transporte e frequência de entrega;
Fornecedor D: manter acompanhamento, mesmo com resultado integral no período;
Fornecedor A: avaliar as quatro entregas que não atenderam ao OTIF.
O percentual mostra o desempenho. A causa de cada falha mostra onde agir.
O que significa uma entrega “no prazo”?
O supermercado precisa definir essa regra antes de medir.
Algumas possibilidades são:
Entrega na data prevista;
Entrega dentro da janela agendada;
Entrega até determinado horário;
Entrega antes do início da promoção;
Entrega conforme o prazo contado a partir do pedido;
Entrega na data confirmada pelo fornecedor.
Imagine que o fornecedor tenha agendamento entre 8h e 10h. Se o caminhão chegar às 14h, a entrega ocorreu no mesmo dia, mas não dentro da janela.
Dependendo da operação, esse atraso pode provocar congestionamento na doca, pagamento de horas extras ou demora no abastecimento.
O critério deve ser claro e aplicado igualmente durante todo o período.
Quando a entrega é considerada completa?
Uma entrega deve ser considerada completa quando atende aos produtos, unidades e condições registradas no pedido aprovado.
Verifique:
Código correto;
Quantidade solicitada;
Unidade de compra;
Embalagem;
Peso, quando aplicável;
Marca e apresentação;
Lote;
Validade mínima acordada;
Condições comerciais;
Integridade da mercadoria.
Se o supermercado pediu dez caixas e recebeu oito, a entrega não foi completa.
Se recebeu dez caixas de outra embalagem sem aprovação, também pode existir uma divergência, mesmo que o valor total seja semelhante.
Substituições precisam seguir uma regra comercial. O fornecedor não deve trocar produtos, tamanhos ou apresentações sem autorização.
OTIF por pedido ou por item?
O indicador pode ser calculado de duas formas.
OTIF por pedido
Cada pedido recebe uma classificação: atendeu ou não atendeu.
É simples para acompanhar o desempenho geral, mas pode tratar da mesma maneira uma pequena divergência e uma falta relevante.
OTIF por linha de pedido
Cada produto do pedido é avaliado separadamente.
Se um pedido possui 20 itens e 19 foram entregues corretamente, o atendimento por linha será de 95%.
Essa análise oferece mais detalhes, principalmente para fornecedores com grande variedade.
O supermercado pode acompanhar os dois níveis:
OTIF por pedido para a visão executiva;
Atendimento por linha para identificar produtos e falhas recorrentes.
O importante é não misturar metodologias na comparação.
Qual é a diferença entre OTIF e nível de atendimento?
O OTIF verifica se o pedido chegou completo e no prazo. Outros indicadores ajudam a explicar o resultado.
Pontualidade
Pontualidade = entregas no prazo ÷ entregas realizadas × 100
Fill rate ou taxa de atendimento
Mostra quanto da quantidade solicitada foi efetivamente entregue.
Fill rate = unidades entregues ÷ unidades solicitadas × 100
Se foram solicitadas mil unidades e entregues 920:
920 ÷ 1.000 × 100 = 92%
Taxa de pedidos completos
Pedidos completos = entregas sem faltas ÷ entregas realizadas × 100
Lead time
Representa o tempo entre a emissão ou confirmação do pedido e a entrega.
Acuracidade da nota fiscal
Mostra quantos documentos chegaram sem divergências de preço, quantidade, tributos ou condições comerciais.
Esses indicadores devem ser utilizados em conjunto. Um fornecedor pode apresentar bom OTIF e, ao mesmo tempo, gerar muito retrabalho com notas incorretas ou produtos avariados.
Existe um OTIF ideal?
Não existe um único percentual adequado para todos os fornecedores e categorias.
A meta depende de:
Frequência das entregas;
Distância;
Categoria;
Perecibilidade;
Prazo de reposição;
Exclusividade do produto;
Volume movimentado;
Importância para as vendas;
Disponibilidade de fornecedores alternativos;
Condições logísticas;
Sazonalidade;
Critério utilizado no cálculo.
O melhor caminho é criar uma linha de base, acompanhar a evolução e estabelecer metas por grupos comparáveis.
Um fornecedor local com entregas diárias não deve ser avaliado exatamente como um fabricante que atende a região em ciclos mais longos. Entretanto, as condições acordadas precisam ser cumpridas nos dois casos.
Como entregas ruins provocam ruptura?
O estoque é planejado com base em uma previsão de demanda e em um prazo de reposição.
Quando o fornecedor não cumpre esse prazo, o produto pode acabar antes da próxima entrega. Quando realiza cortes, a mercadoria chega, mas não em quantidade suficiente.
O problema é ainda maior em:
Produtos da Curva A;
Mercadorias anunciadas;
Itens que motivam a visita;
Produtos exclusivos;
Matérias-primas da produção;
Itens com poucos fornecedores;
Datas sazonais;
Categorias de alto giro.
A loja pode apresentar estoque equilibrado no total e, ao mesmo tempo, enfrentar ruptura justamente nos produtos mais procurados.
O custo oculto das compras emergenciais
Quando o pedido regular não chega, o comprador procura uma solução rápida.
Isso pode exigir:
Compra de outro distribuidor;
Preço superior;
Frete adicional;
Retirada da mercadoria;
Pagamento antecipado;
Alteração da marca;
Transferência entre lojas;
Horas extras;
Novo recebimento;
Atualização de cadastros e preços.
Imagine que uma entrega incompleta obrigue a empresa a comprar R$ 20 mil de mercadorias com custo 6% superior.
Somente a diferença de compra representará:
R$ 20.000 × 6% = R$ 1.200
Ainda podem existir frete, mão de obra e perda de vendas durante o período de ruptura.
O fornecedor originalmente mais barato pode deixar de ser a opção mais econômica quando seu nível de serviço é baixo.
Como relacionar preço e desempenho?
A negociação não deve considerar apenas o preço da nota.
O custo total da relação inclui:
Preço de compra;
Frete;
Prazo de pagamento;
Regularidade;
Cortes;
Atrasos;
Avarias;
Validade;
Erros fiscais;
Devoluções;
Retrabalho;
Perdas de venda;
Capital investido em estoque de segurança.
Um fornecedor com preço 2% menor pode gerar um custo maior se obriga o supermercado a manter estoque excessivo ou realizar compras emergenciais.
A decisão precisa equilibrar condição comercial e capacidade de execução.
Estoque de segurança não deve esconder fornecedores ruins
Quando os atrasos são frequentes, algumas empresas aumentam o estoque para proteger a loja.
Essa medida reduz temporariamente o risco de ruptura, mas pode provocar:
Capital imobilizado;
Estoque parado;
Ocupação do depósito;
Vencimentos;
Avarias;
Maior necessidade de inventário;
Queda do retorno sobre estoque.
O estoque de segurança deve cobrir variações razoáveis de demanda e reposição. Ele não deve servir permanentemente para compensar falhas previsíveis do fornecedor.
Ao medir a variabilidade das entregas, o supermercado consegue dimensionar a proteção necessária e cobrar melhorias.
OTIF nos perecíveis
Nos perecíveis, cumprir prazo e quantidade é apenas parte da avaliação.
Também é necessário verificar:
Temperatura;
Frescor;
Aparência;
Maturação;
Peso;
Rendimento;
Padronização;
Integridade das embalagens;
Vida útil restante;
Condições de transporte;
Horário de recebimento.
Uma entrega de hortifrúti pode chegar completa e pontualmente, mas não atender ao padrão de qualidade. Nesse caso, o pedido não deve ser considerado plenamente satisfatório.
Para carnes, frios, laticínios e congelados, é importante manter os controles de recebimento e conservação definidos pela empresa e pelas exigências aplicáveis.
Como medir a validade recebida?
Receber um produto dentro da validade não significa necessariamente receber uma vida útil adequada.
Imagine um item com validade total de 90 dias. Se chegar ao supermercado faltando apenas 12 dias para vencer, a loja terá pouco tempo para distribuir, expor e vender.
O pedido pode gerar:
Remarcações;
Promoções emergenciais;
Transferências;
Devoluções;
Perdas por vencimento.
O supermercado pode definir uma validade mínima no acordo comercial, considerando a categoria e o tempo necessário para vender.
Um indicador possível é:
Atendimento da validade = itens recebidos dentro da validade mínima ÷ itens avaliados × 100
Fornecedores de padaria e produção própria
A falta de uma matéria-prima pode interromper vários produtos acabados.
A ausência de farinha, fermento, embalagem ou ingrediente específico pode impedir a produção de diferentes receitas e comprometer a exposição durante horas de grande movimento.
Por isso, esses fornecedores devem ser avaliados pela criticidade dos insumos.
Uma classificação prática pode separar:
Insumos que interrompem a produção;
Ingredientes com substituição possível;
Embalagens essenciais;
Materiais de baixo risco;
Produtos com prazo longo de reposição.
Itens críticos exigem acompanhamento mais próximo, fornecedores alternativos qualificados e parâmetros adequados de estoque.
Como criar um painel de fornecedores?
Um painel simples pode reunir:
Indicador | Peso ilustrativo |
OTIF | 35% |
Qualidade dos produtos | 20% |
Acuracidade da nota fiscal | 15% |
Validade recebida | 10% |
Atendimento de ocorrências | 10% |
Condições comerciais | 10% |
Os pesos são apenas um exemplo. Cada supermercado deve ajustá-los à sua estratégia.
O resultado pode classificar os fornecedores em grupos:
Desempenho consistente;
Desempenho aceitável com oportunidades;
Plano de melhoria necessário;
Fornecedor crítico;
Substituição ou nova negociação em análise.
A classificação não deve ser baseada em uma única entrega. Utilize um período suficiente e considere volume, frequência e importância da categoria.
Como registrar as causas das falhas?
Sempre que um pedido não atender ao OTIF, registre o motivo.
Categorias úteis incluem:
Atraso do fornecedor;
Problema de transporte;
Falta de produto;
Corte sem aviso;
Quantidade incorreta;
Pedido divergente;
Erro do supermercado;
Falha no agendamento;
Recusa por qualidade;
Recusa por validade;
Nota fiscal incorreta;
Endereço ou loja incorreta;
Cancelamento acordado;
Evento externo comprovado.
Esse cuidado evita atribuir ao fornecedor falhas causadas pela própria empresa.
Se o pedido foi enviado com erro, alterado fora do prazo ou recusado porque não havia espaço para recebimento, o problema precisa ser classificado corretamente.
O supermercado também influencia o OTIF
O desempenho da entrega depende de regras claras dos dois lados.
O supermercado precisa:
Emitir pedidos corretos;
Respeitar prazos de corte;
Informar alterações;
Manter cadastros atualizados;
Agendar o recebimento;
Garantir espaço na doca;
Disponibilizar equipe;
Conferir com agilidade;
Registrar recusas e divergências;
Evitar pedidos duplicados;
Comunicar campanhas antecipadamente.
Uma operação desorganizada pode prolongar filas de caminhões e dificultar a entrega dentro da janela.
Medir fornecedores também exige revisar os processos internos.
Como realizar uma reunião de desempenho?
A reunião deve utilizar dados, ocorrências e planos de ação.
Uma pauta objetiva pode incluir:
Resultado do OTIF no período;
Pedidos atrasados ou incompletos;
Produtos com maior frequência de corte;
Rupturas associadas;
Erros fiscais;
Avarias e devoluções;
Causas identificadas;
Ações, responsáveis e prazos;
Meta para o próximo período.
Evite transformar a conversa apenas em cobrança. O objetivo é encontrar soluções.
Algumas ações podem envolver:
Revisão do calendário de pedidos;
Entregas mais frequentes;
Quantidades mínimas diferentes;
Melhoria da previsão;
Reserva para promoções;
Fracionamento da entrega;
Mudança da janela;
Confirmação antecipada;
Substituição autorizada;
Novo processo de devolução.
Como usar o OTIF nas negociações?
O histórico de desempenho oferece informações importantes para a negociação anual ou periódica.
O supermercado pode discutir:
Nível de serviço esperado;
Calendário;
Prazo de confirmação;
Frequência;
Entregas parciais;
Tratamento dos cortes;
Validade mínima;
Devoluções;
Apoio em rupturas;
Reposição promocional;
Penalidades previstas em contrato;
Plano de recuperação.
As regras precisam ser proporcionais, documentadas e compatíveis com o relacionamento comercial.
O OTIF não deve ser usado apenas para punir. Ele também permite reconhecer fornecedores consistentes e direcionar mais negócios aos parceiros que protegem a operação.
Promoções exigem acompanhamento separado
Um fornecedor pode atender bem aos pedidos regulares e falhar durante campanhas.
Antes da promoção, confirme:
Quantidade acordada;
Datas de entrega;
Distribuição por loja;
Estoque reservado;
Materiais promocionais;
Capacidade de reposição;
Plano para demanda acima da previsão;
Tratamento das sobras;
Responsáveis de contato.
O OTIF promocional pode ser calculado separadamente.
Se a mercadoria chega depois do início do anúncio, a entrega perde grande parte de sua utilidade, mesmo que tenha sido realizada dentro do mês comercial.
Indicadores que devem acompanhar o OTIF
Para entender o impacto completo, relacione o indicador com:
Ruptura;
Venda perdida estimada;
Giro;
Cobertura;
Estoque de segurança;
Compras emergenciais;
Devoluções;
Avarias;
Perdas;
Margem;
GMROI;
Prazo médio de entrega;
Variação do lead time;
Erros de nota fiscal;
Custo de recebimento.
Uma melhora no OTIF deve contribuir para maior disponibilidade e menor necessidade de proteção excessiva no estoque.
Tecnologia e inteligência artificial
Um ERP pode relacionar:
Pedido emitido;
Data prometida;
Agendamento;
Horário de chegada;
Quantidade solicitada;
Quantidade recebida;
Divergências;
Recusas;
Nota fiscal;
Produtos em trânsito;
Estoque e ruptura.
A inteligência artificial pode ajudar a identificar padrões, como:
Fornecedores com atrasos recorrentes;
Produtos frequentemente cortados;
Dias com maior risco de falha;
Diferenças entre centros de distribuição;
Impacto do atraso sobre a ruptura;
Necessidade de revisar o prazo de reposição;
Probabilidade de uma campanha receber menos produtos que o previsto.
A tecnologia também pode emitir alertas antes da ruptura. Se uma entrega crítica não for confirmada, o comprador ganha tempo para negociar ou buscar uma alternativa.
Entretanto, o resultado depende de dados confiáveis. Datas alteradas depois da entrega, pedidos não registrados e recebimentos parciais lançados como completos comprometem o indicador.
Rotina prática de acompanhamento
Em cada recebimento
Registre o horário de chegada;
Compare com a janela;
Confira produtos e quantidades;
Verifique qualidade e validade;
Registre recusas;
Identifique a causa das divergências;
Atualize o pedido parcialmente atendido.
Toda semana
Analise entregas críticas;
Verifique pedidos atrasados;
Relacione faltas e rupturas;
Acompanhe campanhas;
Contate fornecedores com problemas recorrentes;
Corrija falhas internas.
Todo mês
Calcule o OTIF;
Compare fornecedores;
Analise categorias;
Meça compras emergenciais;
Revise estoque de segurança;
Apresente planos de ação;
Reconheça os melhores desempenhos.
Plano para implantar o OTIF em 30 dias
Primeira semana: defina as regras
Escolha o cálculo por pedido ou linha;
Defina o que significa “no prazo”;
Estabeleça o que caracteriza uma entrega completa;
Determine a validade mínima;
Padronize os motivos das falhas.
Segunda semana: organize os dados
Levante pedidos;
Confirme datas prometidas;
Identifique entregas parciais;
Revise o processo de recebimento;
Treine compradores e conferentes.
Terceira semana: crie a linha de base
Calcule o resultado inicial;
Identifique fornecedores críticos;
Relacione falhas com rupturas;
Levante compras emergenciais;
Separe ocorrências internas e externas.
Quarta semana: inicie os planos de melhoria
Compartilhe os resultados;
Escolha os problemas prioritários;
Defina responsáveis;
Estabeleça prazos;
Programe a próxima avaliação;
Registre os acordos comerciais.
Começar com os fornecedores de maior volume ou com os produtos mais críticos facilita a implantação.
Principais erros na utilização do OTIF
Alterar a data prometida depois do atraso
Isso melhora artificialmente o indicador e esconde o problema.
Considerar uma entrega parcial como completa
O recebimento de parte da mercadoria não atende ao requisito In Full.
Culpar o fornecedor por erros internos
Pedidos incorretos e falhas de agendamento devem ser tratados separadamente.
Avaliar somente o número total de entregas
Um atraso em produto crítico pode ter impacto maior do que várias entregas pequenas.
Utilizar apenas médias
A média pode esconder produtos cortados repetidamente.
Ignorar qualidade e validade
Quantidade e prazo não garantem mercadoria adequada para venda.
Comparar fornecedores diferentes sem contexto
Frequência, distância, categoria e complexidade logística influenciam o resultado.
Não transformar o relatório em negociação
O indicador precisa gerar correções, acordos e decisões de compra.
Manter fornecedores ruins apenas pelo preço
O menor preço pode ser anulado por rupturas, emergências e retrabalho.
Perguntas frequentes
O que significa OTIF?
OTIF significa On Time In Full: entrega realizada no prazo e com todas as quantidades solicitadas.
Como calcular o OTIF de um fornecedor?
Divida o número de entregas simultaneamente completas e pontuais pelo total de entregas avaliadas e multiplique por 100.
Uma entrega atrasada, mas completa, atende ao OTIF?
Não. Ela atende ao requisito de quantidade, mas falha no prazo.
Uma entrega pontual e parcial atende?
Não. Para atender ao OTIF, o pedido precisa chegar no prazo e completo.
O indicador deve ser calculado por pedido ou produto?
Pode ser calculado das duas formas. O supermercado precisa definir e manter a mesma metodologia.
Bonificações entram na avaliação?
Quando fazem parte do pedido ou do acordo comercial, devem ser acompanhadas como os demais compromissos.
Como avaliar produtos vendidos por peso?
Compare o peso solicitado com a tolerância definida comercialmente, considerando as características da categoria.
OTIF alto garante um bom fornecedor?
Não sozinho. Também devem ser analisados qualidade, validade, preço, prazo financeiro, notas fiscais, atendimento e capacidade de resolver problemas.
Com que frequência o OTIF deve ser acompanhado?
O recebimento deve ser registrado a cada entrega. A análise pode ser semanal para ocorrências críticas e mensal para a avaliação consolidada.
Supermercados pequenos podem utilizar o indicador?
Sim. Uma planilha com pedido, data prevista, data recebida, quantidade e causa das divergências já permite iniciar o controle.
Comprar bem inclui receber bem
O fornecedor mais competitivo não é apenas aquele que apresenta o menor preço. É aquele que entrega o produto certo, na quantidade correta, dentro do prazo e em condições adequadas para venda.
O OTIF permite medir essa confiabilidade e mostrar quanto as falhas de abastecimento custam ao supermercado.
Quando compras, recebimento, estoque, operação e fornecedores trabalham com as mesmas informações, a loja reduz rupturas, evita emergências e consegue operar com um estoque mais equilibrado.
A Expo Supermercados continua compartilhando conhecimentos práticos para proprietários, gestores, gerentes e compradores que desejam melhorar o abastecimento e aumentar a rentabilidade. Conteúdo de supermercadista para supermercadista.
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